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Mitarbeiterbefragung & Folgemaßnahmen

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Was kann eine Mitarbeiterbefragung leisten?

Eine Mitarbeiterbefragung kann nur dann aussagefähige Ergebnisse erbringen, wenn die Ziele und Themen zuvor unternehmensspezifisch erarbeitet worden sind. Ein Standardfragebogen oder gar das Zusammentragen von „interessanten“ Fragen aus dem Netz führen in der Regel nur zu Datenmüll. Zu beachten ist, dass durch eine Befragung grundsätzlich nur diejenigen Erkenntnisse gewonnen werden können, zu denen bereits Annahmen bestehen. Solche Annahmen müssen als Hypothesen formuliert und der Fragebogenerarbeitung zugrunde gelegt werden. Durch die Befragung können also keine völlig neuen Erkenntnisse gewonnen sondern immer nur bestehende Vermutungen verifiziert oder falsifiziert werden.

Der Umstand der Befragung selbst sowie die abgefragten Themen erregen zwangsläufig die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter. Dies kann zu Irritationen und zu Erwartungsdruck führen. Deshalb sollten nur Themen abgefragt werden, zu denen auch Veränderungsbereitschaft in der Geschäftsführung besteht. Eine Mitarbeiterbefragung kann aber auch gezielt dazu genutzt werden, die Mitarbeiter auf geplante Veränderungsprozesse vorzubereiten, indem die entsprechenden Themen abgefragt werden. Eine Befragung soll „Folgen haben“, d.h. auf der Basis ihrer Ergebnisse sollen zeitnah Maßnahmen eingeleitet werden. Eine reine Stimmungsabfrage, die keine Folgen hat, führt bei den Mitarbeitern in der Regel zu Frustrationen.

Unsere Beratungsbausteine

1. Design und Organisation der Befragung: Es wird ein Projektteam gebildet, in dem die wichtigen Schlüsselakteuren inklusive Betriebsrat vertreten sind. Die Art der Befragung (z.B. Stichprobe oder Totalerhebung, schriftlich oder elektronisch, Umfang der offenen Fragen…), der Zeitraums und die Meilensteine werden festgelegt. In der Projektgruppe wird auch das Befragungs- und Auswertungsdesign entwickelt und festgelegt.

2. Zielfindung, Themen und Hypothesenbildung: Die primäre Zielsetzung wird festgelegt und der Handlungsbedarf im Unternehmen wird ermittelt. Auf dieser Basis werden die Themen festgelegt und die Hypothesen gebildet.

3. Entwicklung und Test des Fragebogens: Aus den Hypothesen werden die Einzelfragen des Fragebogens formuliert. Dabei wird auf Eindeutigkeit und leichte Verständlichkeit geachtet. Hat der Betriebsrat seine Zustimmung zum Fragebogen gegeben (erzwingbare Mitbestimmung!), wird der Fragebogen einer Testgruppe vorgelegt.

4. Informations- und Motivationskampagne: Es werden verschiedene betriebsspezifisch sinnvolle Maßnahmen entwickelt, die die Mitarbeiter zur Teilnahme an der Befragung motivieren (Aushänge, Präsentationen, Firmenzeitschrift, Mitarbeiterversammlung, Rundschreiben…).

5. Durchführung der Befragung: Wenn die Vorbereitung sorgfältig von statten gegangen ist, kann die Befragung durchgeführt werden. Die ausgefüllten Fragebögen müssen einer fortlaufenden Rücklaufkontrolle unterzogen und sicher gelagert werden. Bei schriftlichen Befragungen werden ggf. Erinnerungsschreiben ausgesandt.

6. Auswertung der Daten: Die Daten der Fragebögen werden mittels einer Auswertungssoftware in Dateien abgelegt. Je nach Anforderungen des Kunden erfolgt eine Auswertung mit statistischen Methoden (Häufigkeiten, Korrelations- oder Regressionsanalysen…). Der Einsatz von statistischen Methoden sollte zuvor in einer Vereinbarung mit dem Betriebsrat festgelegt worden sein, da Profilbildungen und Analysen zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle missbraucht werden könnten.

7. Analyse der Ergebnisse: Die Ergebnisse der Befragung werden in einer übersichtlichen Form (z.B. Balkendiagramme, Ampelcharts…) aufbereitet. Es empfiehlt sich eine gesonderte Analyse der Schwachstellen. Damit können Ursachen aufgedeckt und Handlungspotenziale kenntlich gemacht werden. Einer gesonderten Auswertung bedürfen die offenen Fragen. Hier können erst im Nachhinein Cluster gebildet werden. Den Abschluss der Ergebnisanalyse bildet eine Stärken-Schwächen-Betrachtung.

8. Empfehlung von Maßnahmen: Aus den Ergebnissen der Befragung ist die Sicht der Mitarbeiter auf die Problembereiche des Unternehmens deutlich geworden. Hier müssen in einem angemessenen Zeitrahmen Bestrebungen des Unternehmens erkennbar werden, Schwachstellen zu bearbeiten. Hierzu gibt professore.de Anregungen und Maßnahmenvorschläge.

9. Umsetzung von Maßnahmen und Kommunikation: Bei der Umsetzung der Maßnahmen durch das Unternehmen leistet professore.de Hilfestellung und begleitet die innerbetriebliche Kommunikation der Befragungsergebnisse und der Maßnahmenumsetzung.

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